ファイルメーカー・iPad活用事例:清掃業・ビルメンテナンス|定期清掃・請求管理・外注管理・次回清掃時期のお知らせ・アラート、清掃・点検漏れ防止、担当者別の業績管理、清掃結果のレポート作成

ファイルメーカー・iPad活用事例:定期清掃・ビルメンテナンス

ファイルメーカー活用事例|清掃業・ビルメンテナンス

 本日は、ミラサポ の専門家派遣で福岡に来ています。東京、大阪、福岡など複数の拠点持ち、清掃業・ビルメンテナンスの事業を経営する社長からシステム開発サポートのご依頼です。

 業態は、消防設備の点検業務と、飲食店・食品スーパーなどを中心とした夜間清掃の実施です。定期点検や定期清掃の業務で重要なのは、次回の定期点検・定期清掃時期を忘れなく実施することです。点検の漏れは、売上の低下になるだけではなく、消化設備に関しては法令違反に繋がることも考えられます。

 今回の支援先企業は、既に東京、大阪、福岡を拠点に、500件を超える物件の管理を実施しています。これまでは、各営業所ごとにエクセルで案件情報を管理していましたが、本部機能を強化するためクラウド環境で使える業務管理システムを作ることになりました。

 具体的なシステムの要件は、次の通りです。

  • 本社と営業拠点を繋ぐためのクラウドの環境構築
  • 各営業拠点からの日報入力
  • 次回の清掃時期・点検時期のお知らせ機能
  • 清掃・点検漏れをお知らせするアラート機能
  • 請求管理・請求書の発行機能
  • 外注業者への指示書発行・支払い明細発行
  • iPadを使った清掃後の写真記録

 今回のシステム構築サポートで気づいたビルメンテナンス業向けの管理システムを構築するポイントを幾つか紹介しておきます。

ファイルメーカークラウドの活用

 今回の支援先は、東京、大阪、福岡と離れた営業拠点がありました。これでは、エクセルのデータをメールやドロップボックスを使ってやり取りしていましたが、最新版管理ができなくなるなどの問題があり、情報をクラウド環境で一元管理することにしました。

 クラウドサーバーを何処にするのかを慎重に検討した結果、ITに詳し人がいなくても、維持メンテナンスが比較的簡単にできるファイルメーカークラウドを利用することにしました。サーバーの選定には、予算だけでなく、管理管理体制も十分に検討する必要があります。

ミラサポの専門家派遣の活用

 今回のシステム構築サポートでは、システム要件の定義にミラサポの専門家派遣制度を利用しました。ミラサポは、中小企業庁が実施する中小企業支援のための制度です。本制度を使えば、システム構築に関して無料で専門家のアドバイスが得られます。

 システムの要件定義は、システム開発において重要なプロセスですが、システム開発の予算に制約のある中小企業においては、十分な時間が取れないことが少なくありません。清掃業・ビルメンテナンス業のシステム構築関して、アドバイスが必要な場合は、ミラサポ制度をご利用ください。
 


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