スタッフ10名がFileMakerを使いこなす——医療学会の会員管理と研修で生産性が上がりました

③ 受講前のお困りごと

医療系学会の会員管理業務では、会費・年会費の支払状況の管理と未払者へのフォロー、学会開催準備時の案内状・ネームプレートの大量印刷、当日のiPadを使った受付対応など、FileMakerに頼る業務が年々増えていました。 10名を超えるスタッフが各自でFileMakerを使いこなしていましたが、リレーションやスクリプトの活用が属人化しており、「もっとできるはずなのに限界を感じる」という課題が出てきていました。 組織全体のスキルを底上げするため、企業研修という形で体系的に学びたいというご依頼でした。

④ 受講したコース・支援内容

東京の事業所にて企業研修として出張による基礎講座を実施しました。人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）を活用し、受講費用の一部を助成金で賄いながら研修を実施しています。 基礎講座では、リレーションの基本的な考え方（テーブル設計・ルックアップ・ポータルの使い分け）とスクリプトの構造（ループ・条件分岐・変数の活用）を体系的に学習しました。属人化していた「なんとなく動いている」状態から、チーム全員が「なぜそう動くのか」を理解できる状態へのレベルアップを図りました。 習得した知識を実務に直結させる形で、以下の業務改善にも取り組みました：会員区分ごとの会費・年会費支払状況の管理と未払者フォロー機能、学会開催準備時の案内状・ネームプレートの自動印刷、iPadによる学会参加受付、講演スケジュール管理。

⑤ 受講感想・導入後のメリット

「研修を受けて、これまで『なんとなく動いている』状態だったスクリプトが、なぜそう動くのかを理解できるようになりました。チーム全体で同じ知識ベースを持てたことで、引き継ぎや改修がスムーズになっています。」 人材開発支援助成金を活用したことで、研修費用の負担を抑えながら組織全体のスキルアップを実現しています。

成果まとめ

• ✓基礎講座でリレーション・スクリプトの考え方を体系的に習得し、チーム全体の知識を統一
• ✓属人化していたFileMaker操作から脱却し、引き継ぎ・改修がスムーズに
• ✓会費・年会費の支払状況管理と未払者フォロー機能を実装
• ✓案内状・ネームプレートの自動印刷で学会準備の工数を大幅削減
• ✓iPadによる学会当日の受付業務をデジタル化
• ✓人材開発支援助成金を活用して企業研修コストを軽減