③ 受講前のお困りごと
介護・福祉事業では行政機関等に提出する書類や保管すべき帳票が多く、同じような内容を複数の書式に繰り返し入力する作業が常態化していました。 利用者の基本情報・介護記録・介護保険被保険者証の有効期限管理・職員のシフトや資格情報・処遇改善加算に対応した給与管理など、管理すべき情報が多岐に渡りながら、これらが個別のエクセルファイルに分散していました。 国から介護職員の処遇改善が求められる中、給与体系が複雑化し、行政機関への報告書類の作成に多大な時間がかかっていました。
④ 受講したコース・支援内容
大阪府堺市の事業所にて、共同開発講座として介護記録・職員管理システムの構築を実施しました。10種類以上の介護・看護関連システムの構築実績を活かした支援です。 対応した主な機能：利用者の基本情報と介護記録の管理、介護保険被保険者証の有効期限切れアラート、職員の保有資格・勤務履歴・賃金記録の管理（処遇改善加算対応）、iPadを使った同意書への手書きサイン・動画撮影機能、日報と引継ぎ事項の管理、各種行政提出書類の自動生成。 システムの骨子が完成した後は、実際に運用を始めてから生じた細かな修正や「この動作をもう少し変えたい」といった要望に対し、ZOOMによるオンラインのスポット相談を活用してアドバイスを継続しました。現場スタッフが実際に使いながら気づいた改善点をその都度相談できる環境が、システムの定着につながっています。
⑤ 受講感想・導入後のメリット
「利用者情報を一度入力すれば、必要な書類が自動的に作れるようになりました。以前は夜遅くまでかかっていた月次の書類作成が、数時間で終わるようになっています。共同開発でシステムの骨子を作ってもらった後も、運用しながら出てくる細かな疑問をオンラインでスポット相談できるので、システムが使いやすくなり続けています。」 職員の処遇改善に関わる給与管理もシステム化されたことで、行政への報告書類の作成が大幅に楽になりました。共同開発後もスポット相談で継続的にサポートを受けられる体制が、現場へのシステム定着を後押ししています。
成果まとめ
- ✓利用者情報・介護記録・職員管理を1システムに集約
- ✓行政提出書類の自動生成で月次作業を大幅短縮
- ✓介護保険証の有効期限切れをアラートで自動通知
- ✓処遇改善加算に対応した職員給与管理を実装
- ✓共同開発後もオンラインのスポット相談で細かな修正・運用アドバイスを継続
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