複数拠点をエクセルで管理する限界を超えて——清掃業のクラウド化

③ 受講前のお困りごと

東京・大阪・福岡の3拠点で各営業所が独自にエクセルで案件情報を管理していましたが、最新版の共有が難しく情報共有に時間がかかっていました。 消防設備の定期点検や夜間清掃では次回の点検・清掃時期の管理が重要で、漏れは売上低下だけでなく法令違反にもつながりかねません。500件を超える物件を分散したエクセルで管理し続けることへの限界を感じていました。 請求管理・外注業者への指示書発行・iPadを使った現場写真の記録など、業務全体のデジタル化を一度に整理したいというご要望でした。

④ 受講したコース・支援内容

人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）を活用した共同開発講座として、福岡の事業所に出向き、FileMakerクラウドを使った業務管理システムの要件定義から構築までを一緒に進めました。 対応した主な機能：拠点間を繋ぐクラウド環境の構築、各拠点からの日報入力、次回清掃・点検時期のお知らせ機能、漏れを防ぐアラート機能、請求管理・請求書発行、外注業者への指示書・支払明細発行、iPadによる現場写真記録。 システムの骨子が完成した後は、実際の運用を通じて生じた細かな修正や「この画面の動作をもう少し変えたい」といった要望に対し、ZOOMによるオンラインのスポット相談を活用してアドバイスを継続しました。複数拠点での運用特有の疑問点をその都度解決できる体制が、全拠点へのシステム定着を後押ししています。

⑤ 受講感想・導入後のメリット

「これまでメールやDropboxでエクセルをやり取りしていたのが、FileMakerクラウド1本に統一されました。どの拠点からも最新情報を確認でき、点検漏れのリスクが大幅に下がりました。共同開発でシステムを作ってもらった後も、運用しながら出てくる細かな疑問をオンラインでスポット相談できるので、各拠点のスタッフが安心して使えています。」 人材開発支援助成金を活用したことで、受講料の一部が助成され、コストを抑えながらシステム開発を進められたことも、スムーズな導入につながりました。共同開発後もスポット相談で継続的にサポートを受けられる体制が、3拠点での安定稼働を支えています。

成果まとめ

• ✓東京・大阪・福岡3拠点の情報をFileMakerクラウドで一元管理
• ✓定期点検・清掃漏れを防ぐアラート機能を実装
• ✓請求書・外注指示書の発行を自動化
• ✓iPadによる現場写真記録で業務報告を効率化
• ✓共同開発後もオンラインのスポット相談で細かな修正・運用アドバイスを継続