エクセルの配車管理から卒業——運送業がiPadで配送記録から請求書発行までを自動化

③ 受講前のお困りごと

エクセルで配送情報・傭車情報を管理していましたが、車両別・配送ルート別の採算性をリアルタイムで把握できず、月末の売上管理・請求書発行に多大な手間がかかっていました。 ドライバーが配送先から戻るたびに事務員が情報を転記しており、データの二重・三重入力が常態化していました。配車票・請求書・傭車先への支払明細書など複数の書類を都度作成する手間も経営の負担になっていました。 エクセルでの管理には限界があることを認識しており、ドライバーのiPadからの入力を起点に請求書発行まで自動化する仕組みを3〜6ヶ月かけて共同で構築したいというご依頼でした。

④ 受講したコース・支援内容

静岡県の事業所にて共同開発講座として出張支援を実施しました。運送会社のスタッフと一緒に3〜6ヶ月の開発期間をかけてシステムを構築しました。 対応した主な機能：配達・配送先からのiPadでの集配状況入力、顧客先ごとの請求書自動発行、車両別・配送ルート別・ドライバー別の配送実績の自動集計、トラックのメンテナンス履歴の管理、配送ルート・運行計画の作成機能。 自社スタッフと共同で開発することで、完成後も自分たちで改修・拡張できる体制を整えました。

⑤ 受講感想・導入後のメリット

「ドライバーがiPadで入力した情報が、そのまま請求書に反映されるようになりました。月末の事務作業が大幅に楽になり、傭車先への支払明細も自動で作れるようになっています。」 共同開発講座として自社スタッフが開発に参加したことで、システムの仕組みを理解したスタッフが社内に育ち、導入後の維持管理・改修を内製化できています。車両別・ドライバー別の収益管理がリアルタイムで可能になり、経営判断のスピードが上がりました。

成果まとめ

• ✓iPadからの配送実績入力を起点に請求書発行まで自動化
• ✓車両別・配送ルート別・ドライバー別の収益管理をリアルタイム化
• ✓配車票・請求書・傭車先支払明細書の作成を一元化
• ✓データの二重・三重入力を廃止し事務工数を大幅削減