ファイルメーカー・iPad活用事例:空き家の物件管理システム|Iターン、Uターンの情報管理|空き家の写真管理。打ち合わせ履歴管理、契約情報のファイル管理

ファイルメーカー・iPad活用事例:空き家・物件管理システム|Iターン・Uターン

ファイルメーカー活用事例|空き家・物件管理システム

 本日は、ミラサポ を使った支援で、空き家の物件情報管理システムの構築サポートに鹿児島県に来ています。

 鹿児島県では、Iターン・Uターン者の受入を促進するため、県内にある空き家の物件を地元の民間企業と連携し管理しています。Iターン・Uターン者の移住が進みやするための補助制度も充実しており、既にデータベースには、300件以上の空き屋の物件情報と、数百名のIターン・Uターン者の情報が管理されています。

 これまではエクセルを使って、これらのマッチング情報を管理していましたが、移住希望者が増えるにつれ、エクセルでの管理が限界に近づいており、FileMakerを使ったデータベースが構築をサポートしてほしいというご依頼でした。

 今回の空き屋の管理システムの構築にあたって具体的な要望事項は次の通りです。

  • 打合せ記録を、空き家や移住者情報と紐づけしたい
  • Iターン・Uターン希望者の情報と空き家情報の紐づけ
  • 空き家・物件の改修前・改修後の写真記録
  • 補助制度の申請記録の登録
  • 補助金の申請のプロセス管理・実績管理
  • 行政機関、改修業者など関係者との打ち合わせ記録管理

 今回のシステム構築支援から、空き屋管理・Iターン・Uターン希望者管理システムを構築するポイントを幾つか紹介しておきます。

空き家の情報管理

 空き家の物件情報を管理するに際して、写真の取り扱いは重要です。特に空き家の改修に行政機関の補助制度を使う時には、空き屋の改修前、改修後のレポートを写真付きで求められることも多いと思います。

 ファイルメーカーは、写真付きのレポート作成を柔軟にできるシステムであり、提出書類や写真の管理が楽になります。また、FileMakerをクラウド環境で利用すれば、iPad等で撮影した空き家の写真を、そのままレポートに掲載することが可能です。 

Iターン・Uターン希望者の管理

 空き家とのマッチング管理では、【空き家】【契約情報】【利用者】【関係者】と管理要素が多岐に渡ります。今回のデータベース構築では、打合せ記録ベースに各種情報をリレーションで紐づけし、マッチング結果が参照できるようにしました。

 エクセルでは、これらのマスタ情報の連携は難しいですが、空き屋やIターン・Uターン者の情報が簡単に紐づけができるのがリレーショナルデータベースの特徴でもあります。

システムの構築サポートについて

 今回のデータベース構築支援は、ミラサポ を使って実施しました。ミラサポは、中小企業庁が実施する中小企業支援のための制度であり、この制度を使えば、無料で専門家のアドバイスが得られます。本年度も引き続き、制度の利用が可能ですので、制度利用をご希望の方はお気軽にご相談ください。


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